Las actualizaciones a su sistema ERP son, o deberían ser, un hecho de la vida. Por supuesto, sólo puede seguir utilizando el sistema como se instaló e ignorar las actualizaciones, pero los problemas se acumulan a medida que el sistema envejece, los agujeros de seguridad van sin parchear, y el sistema se vuelve cada vez más difícil de usar.
La actualización de su sistema ERP es costosa y una molestia, pero en última instancia vale la pena-si usted va sobre él bien.
La buena noticia sobre las actualizaciones es que rara vez son tan traumáticas como la instalación original. Típicamente son de corta duración y vienen en o bajo presupuesto.
Es importante distinguir entre parches y actualizaciones. Los parches son correcciones para problemas específicos, usualmente bugs, y deben aplicarse lo más rápido posible. Las actualizaciones son típicamente más grandes y más involucrados. Menudo implican una cirugía mayor en su sistema para agregar nuevas características y otras mejoras. Las actualizaciones suelen ser menos comunes que los parches y requieren más pensamiento y trabajo.
A continuación se muestran algunas consideraciones para el proceso de actualización:
Conozca la hoja de ruta de su proveedor.
Casi todos los vendedores tienen una hoja de ruta, un plan para futuras versiones y actualizaciones de su software. Típicamente Esto incluirá no sólo cuando se espera que salga la próxima versión, sino una visión general de qué características incluirán.
La mayoría de los vendedores están contentos de compartir sus mapas de carreteras con clientes y clientes potenciales. Si usted puede obtener este mapa será una ayuda importante en la planificación para su futuro de ERP.
¿necesita esta actualización?
Si bien no puede dejarse llevar demasiado lejos, no es absolutamente necesario para actualizar cada vez que el proveedor hace una nueva versión. Muchas «actualizaciones» son en su mayoría cosmética o ofrecen características que no se aplican a su negocio.
Es importante que evalúe cada actualización ofrecida en sus propios méritos y actualice sólo cuando tenga sentido para su situación.
Dicho esto, nunca quiero ser más de dos revisiones detrás de la actualización actual. Incluso dos lo está estirando un poco.
Tiempo de sus actualizaciones
Cuando usted elige actualizarlo puede tener un impacto importante en la experiencia. Si es posible, programe sus actualizaciones en un momento en que las cosas son lentas. Evitar las grandes temporadas de trabajo en el negocio y los conflictos con actividades como cierres trimestrales.
¿necesitará su gente capacitación adicional?
A veces la actualización no afectará directamente a los usuarios. La mayoría de las veces no tienes tanta suerte. Los usuarios necesitarán ser entrenados en el sistema actualizado.
La cantidad de capacitación que sus usuarios necesitarán dependerá de cuánto el sistema, particularmente las interfaces de usuario, cambian con la actualización. Consulte a su proveedor de asesoramiento y deje suficiente tiempo para entrenar si es necesario.
Personalizaciones.
Si su sistema ERP es ampliamente personalizado, tendrá que asegurarse de que las personalizaciones funcionarán con su sistema actualizado. Esto es fácilmente la parte más compleja y más desperdiciadora de tiempo de la actualización.
Deberá disponer de documentación completa y actualizada sobre sus personalizaciones, preferiblemente con muchos comentarios para guiarle a través del proceso. De lo contrario, vas a terminar haciendo un montón de forcejeos alrededor a medida que intenta emparejar sus personalizaciones a su sistema actualizado.
Si usted tiene un montón de personalizaciones en su sistema ERP, la actualización tomará mucho más tiempo, especialmente para las pruebas necesarias. Esta es otra razón para mantener personalizaciones al mínimo en su sistema.
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